一、PPDF的主要目的

    PPDF是对员工工作经历的一种连续性的参考。它的设计使员工和他的主管领导对该员工所取得的成就、以及员工将来想做些什么有一个系统的了解。它既指出员工现时的目标，也指出员工将来的目标及可能达到的目标。它标示出如果员工要达到员工的这些目标，在某一行动阶段员工应具备什么样的能力、技术及其它条件，等等。同时，它还帮助员工在实施行动时进行认真思考，看员工是否明确这些目标，以及员工应具备的能力和条件。

    二、PPDF的主要内容

    1、个人情况。首先是个人简历，包括个人的生日、出生地、部门、职务、现住址等等。其次是文化教育,包括初中以上的校名、地点、入学时间、主修课程、参与课题名称等。所修课程是否拿到学历，在校负责过何种社会活动等。文化教育还应包括学历情况，应填入所有的学历、取得的时间、考试时间、课题以及分数等。再次是曾接受过的培训，包括曾受过何种与工作有关的培训（如在校、业余还是在职培训）、课题、形式、开始时间等。接下来是工作经历，应按顺序填写以前工作过的单位名称、工种、工作地点等。还要写上自己认为有成绩的工作，不要写现在的成绩；对工作进行的评价，以及关于行为管理的事情。最后是评估小结，即对档案里所列的情况进行自我评估。

    2、现在的行为。填写现时的工作情况包括个人的工作岗位、岗位职责等。写上个人现在的行为管理文档记录，可以对这些记录加一些必要的注释。最重要的便是现实目标行为计划，这是现在行为的核心。个人设计一个目标，同时列出与此目标有关的专业、经历等。这个目标是有时限的，要考虑到成本、时间、质量和数量的记录。如果出现什么问题，可以立即同上司探讨解决。如果个人有了目标，必须写明目标的名称，及怎样为目标设定具体的期限。此外还应写出个人和上司谈话的主要内容。

    3、未来的发展。一般应包括职业目标、所需能力和知识、发展行动计划和发展行动日志等四项。职业目标主要是指在今后3－5年里，个人准备在单位里做到什么位置。所需能力和知识是指为了达到目标，个人认为应该拥有哪些新的技术、技巧、能力和经验等。发展行动计划是指个人为了获得这些能力和知识，准备采用哪些方法和实际行动。选择其中个人认为最有效，最好的一种，注明谁对执行这些行动负责，什么时间能完成。发展行动日志，应填写发展行动计划的具体活动安排，所选用的培训方法，如听课、自学、所需日期、开始的时间、取得的成果等。这不仅仅是为了个人自己，也是为了了解工作、了解行为。同时，个人还要对照自己的行为和经验等，写上自己从中学到了什么。

    三、怎样使用PPDF

    这里我们先看看GE的PPDF。GE每年4－5月开年会，公司高层领导前往GE的12个业务部门现场评审公司的3000多名高级经理的工作进展，对最高层的500多名主管则进行更严格的审查。会议评审每天正常工作时间内进行，由业务部的CEO及高级人力资源部的经理参加评审。这种紧张的评审逼迫这些部门的经营者识别未来的领导者，制定出所有关键岗位的继任计划，决定那些由潜质的经理送到GE的培训中心接受领导才能的培训。人事档案包括GE主管的实际经营结果和工作目标的比较，以及为了报酬审查及年度继任与发展评估所做的坚定。其中成就分析是由2名人力资源专家花费一个星期时间准备的长达10－15页的文件。内容包括详细而彻底地评定一个主管的优缺点，以及其它有关的资料，从财务绩效、心理状态到健康状况都包括在内。这些报告建议进一步的发展方向如任职海外、到研究所进修等等。GE的PPDF 其实代表了一般企业PPDF的内容，如何使用PPDF呢？笔者这里提供一种方法供参考。

    PPDF是两本完整的手册。当员工个人希望去达到某一个目标时，它为员工提供了一个非常灵活的档案。将PPDF的所有项目都填写好，交给员工的直接领导一本，员工自己保留下一本。领导要找员工，员工要告诉他自己想在什么时间内、以什么方式来达到自己的目标。他会同员工一起研究，分析其中的每一项，给员工指出哪一个目标设计得太远，哪一个目标设计得太近，可以将它往远处推一推。他也可以告诉员工，在什么时候应该和电大、夜大等业余培训单位联系，他也可能亲自为员工设计一个更合适员工的方案。总之，不管怎样，员工将单独地和自己信任的领导一同探讨员工如何发展、奋斗。

    可以看出，在企业中实行PPDF涉及到两个方面。一方面是领导，要求领导是民主型领导，指的是领导者发动下属讨论，共同商量，集思广益，然后决策，要求上下融洽，合作一致地工作。领导者要充分了解每一个员工，根据每个员工的特点实行PPDF。另一方面是员工，员工要根据自己的实际情况制定目标，主动与领导交流自己的想法，接受领导的纠偏意见，最终达到目标。两个方面缺一不可，因此双方充分有效的沟通在实行PPDF过程中显得十分重要。